Phần 3: Phương pháp soi cầu 888 kinh doanh để giảm chi phí

Ở tập cuối, tôi xin giải thích cách sử dụng ABC/ABM để giảm chi phí và cải thiện hoạt động kinh doanh, hướng tới việc tối ưu hóa chi phí liên quan đến con người
Cái gọi là chi phí liên quan đến con người rất khó nhìn nhận một cách khách quan và trước yêu cầu của người quản lý về việc giảm chi phí gián tiếp, trưởng bộ phận quản lý chỉ nói: ``Chúng tôi sẽ giảm chúng theo tỷ lệ phần trăm bằng cách sử dụng các dịch vụ dùng chung, cắt giảm nhân sự, thuê ngoài, vv'' Cũng có trường hợp các công ty đưa ra lời hứa với ban quản lý mà không biết các con số, và như tôi đã đề cập ở Phần 1, nếu họ cắt giảm chi phí trên diện rộng thì điều này có thể trở thành một yếu tố làm giảm khả năng cạnh tranh về mặt của mọi người, như đã đề cập ở Phần 1
Để ngăn điều này xảy ra, việc hình dung hoạt động kinh doanh hiện tại từ một góc độ thích hợp sau khi hiểu được bức tranh chi phí tổng thể sẽ không chỉ chuẩn bị dữ liệu cần thiết cho bước tiếp theo trở đi mà còn chuẩn bị dữ liệu quan trọng để xây dựng sự đồng thuận giữa các bên liên quan
Lần này, tôi muốn tập trung vào việc trực quan hóa chi phí kinh doanh bằng cách sử dụng ABC/ABM và các soi cầu 888 kinh doanh dựa trên thông tin được trực quan hóa

Trước hết, ABC (quản lý chi phí dựa trên hoạt động) là quá trình tính toán chi phí của từng hoạt động bằng cách chia nhỏ và phân loại doanh nghiệp thành các đơn vị hoạt động ABM là một khái niệm nhằm cải thiện lợi nhuận bằng cách liên kết thông tin chi phí từ ABC với các soi cầu 888 kinh doanh

Trong kiểu hình dung này, ai đang tính chi phí cho hoạt động kinh doanh như đã đề cập ở trên? Mỗi hoạt động (công việc) tốn bao nhiêu tiền? Đồng thời, ngay từ đầu chúng ta cần hiểu tại sao tình trạng này lại tồn tại Cũng nên thu thập những thông tin định tính như thế này thông qua các cuộc phỏng vấn
Ví dụ: một phương pháp mà người tiền nhiệm đã thực hiện trong một thời gian dài, một nhiệm vụ đã được bắt đầu trên cơ sở tạm thời, một tài liệu đã được sử dụng trước đây nhưng chưa rõ mục đích sử dụng hiện tại hoặc một quy trình từng cần thiết từ góc độ kiểm soát nội bộ nhưng hiện được xử lý bởi một biện pháp kiểm soát khác Chúng bao gồm những thứ vẫn đang được vận hành, những thứ được cấp trên trước đây bắt đầu như một sở thích và tiếp tục được sử dụng, nói cách khác, vẫn còn những nhiệm vụ lãng phí hoặc kém hiệu quả và những nhiệm vụ chưa được hệ thống hóa mặc dù chúng là công việc thường xuyên và lặp đi lặp lại
Ngoài ra, ai đang thực hiện công việc này? Cũng cần phải hiểu rõ người thụ hưởng là ai, chẳng hạn như yêu cầu từ cổ đông và tổ chức tài chính, yêu cầu từ khách hàng và kênh bán hàng, chỉ dẫn từ các nhà quản lý trước đây và hiện tại, hướng dẫn của kế toán viên và kế toán thuế, hướng dẫn từ cơ quan hành chính Một ý tưởng là làm cho chi phí của các hoạt động này được công khai trong nội bộ và tính chéo (phí dịch vụ yêu cầu bồi thường) cho những người thụ hưởng dịch vụ
Dựa trên thông tin được thu thập theo cách này, có thể hiểu được các nhiệm vụ chiếm tỷ trọng lớn trong từng lĩnh vực kinh doanh và sử dụng thông tin này để xem xét các biện pháp soi cầu 888, đồng thời có thể nâng cao nhận thức về chi phí bằng cách hiểu tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ mà mỗi người phụ trách chịu trách nhiệm dựa trên tổng hợp thời gian của từng cá nhân
Bây giờ tôi xin giới thiệu việc xem xét các biện pháp soi cầu 888 cụ thể
Các hoạt động có khối lượng công việc lớn ở các bộ phận gián tiếp bao gồm trả lời email, cuộc gọi điện thoại, tư vấn, báo cáo, yêu cầu và thắc mắc Để cải thiện chúng, chúng tôi cần tiến hành phân tích chi tiết bổ sung về nội dung (nếu là cuộc gọi điện thoại thì có nhiều cuộc gọi đến hay cuộc gọi đi hơn? Nếu nhận được cuộc gọi, có nhiều câu hỏi, yêu cầu hoặc báo cáo hơn không?), sau đó đưa ra các biện pháp soi cầu 888 cho từng nội dung Khi xem xét các soi cầu 888, các ví dụ bao gồm (1) giảm số lượng sự cố và (2) tăng hiệu quả ứng phó
① Cải thiện các biện pháp nhằm giảm số lượng câu hỏi bao gồm giáo dục/giáo dục người hỏi, đặt ra và tính kỹ lưỡng các quy tắc nhận/gửi thông tin, tính đầy đủ hoặc củng cố của Câu hỏi thường gặp, vv ② Các biện pháp soi cầu 888 để nâng cao hiệu quả phản hồi bao gồm cải thiện các quy trình thông qua tiêu chuẩn hóa/quy trình, đặt ra các phương pháp chia sẻ thông tin và thực thi triệt để các quy tắc gửi email Ngoài ra, nếu có vấn đề trong việc phân chia nhiệm vụ, có thể cân nhắc xác định lại phạm vi công việc và làm rõ chức năng của đầu mối liên hệ
Ngoài ra, có trường hợp các phòng ban gián tiếp họp nhiều nên các biện pháp soi cầu 888 được đưa ra sau khi phân tích bổ sung nội dung các cuộc họp (mục đích, thành phần tham gia: vai trò, phân chia thời gian yêu cầu, đầu vào/đầu ra, vv) Các kế hoạch soi cầu 888 sẽ được xem xét trên góc độ (1) giảm số lượng cuộc họp và (2) nâng cao năng suất cuộc họp
①Giảm số lượng cuộc họp bao gồm thay đổi tần suất cuộc họp, sáp nhập các cuộc họp tương tự, thu hẹp người tham gia, kiểm tra mục đích và chương trình nghị sự của cuộc họp, sử dụng các phương tiện thay thế và sử dụng email/cơ sở dữ liệu/phần mềm nhóm Có nhiều cách để nâng cao năng suất cuộc họp như kiểm tra trước nội dung, chuẩn hóa tiến trình cuộc họp, thiết lập và đảm bảo các quy tắc hoạt động, làm rõ sự phân chia vai trò, nâng cao kỹ năng điều hành, chia sẻ thông tin trước, xây dựng các chỉ số đánh giá cuộc họp và sử dụng các mẫu (sử dụng dữ liệu trong quá khứ)
Có lẽ bạn có thể hiểu điều này bằng cách tưởng tượng về một nhà máy Hoạt động của nhà máy tương đối dễ thấy và còn có một hệ thống tính toán chi phí gọi là quản lý chi phí Điều này sẽ dẫn đến soi cầu 888 Tương tự như vậy, ở những bộ phận gián tiếp, “bạn không thể quản lý những gì bạn không thể nhìn thấy” Tôi nghĩ điều quan trọng là bắt đầu bằng cách làm cho mọi thứ trở nên rõ ràng

Cho đến nay, tôi đã nói về trực quan hóa và xem xét các biện pháp soi cầu 888 dựa trên nó
Ngoài ra, bằng cách thêm thông tin bổ sung, danh sách ABC/ABM trở thành "dữ liệu cơ bản" có thể được sử dụng không chỉ để lập kế hoạch soi cầu 888 kinh doanh mà còn cho nhiều loại kết quả đầu ra, do đó, các ví dụ về cách sử dụng và triển khai được đưa vào để tham khảo

Cuối cùng, tôi đã giới thiệu một số khía cạnh hơi nằm ngoài phạm vi tối ưu hóa chi phí, nhưng trong suốt chuyên mục này, tôi hy vọng bạn sẽ nhớ rằng giảm chi phí không phải là mục tiêu mà là kim chỉ nam và nỗ lực liên tục soi cầu 888 kinh doanh theo hướng tối ưu hóa chi phí